Veelgemaakte fouten binnen Verenigingen van Eigenaren

Binnen Verenigingen van Eigenaren gaat er regelmatig iets mis, vaak zonder dat eigenaren het zelf doorhebben. Van een verouderde administratie tot onderlinge conflicten die te lang blijven sudderen, de gevolgen kunnen groot zijn. Wie de meest voorkomende fouten kent, kan ze tijdig voorkomen. In dit artikel komen de fouten aan bod die het vaakst terugkeren bij Verenigingen van Eigenaren en lees je wat je eraan kunt doen.

Geen actieve Vereniging van Eigenaren onderhouden

Verenigingen van Eigenaren zijn wettelijk verplicht om actief te zijn, maar in de praktijk schiet dit er bij kleinere complexen regelmatig bij in. Eigenaren denken soms dat een VvE alleen op papier bestaat en dat er verder niets hoeft te gebeuren. Dat is een misvatting die op termijn tot serieuze problemen leidt.

Een niet-actieve VvE voldoet niet aan haar wettelijke verplichtingen. Dat kan gevolgen hebben bij de verkoop van een appartement, want kopers en hypotheekverstrekkers controleren tegenwoordig standaard of een VvE actief is en aan de reserveringsplicht voldoet. Wie dat niet op orde heeft, loopt het risico dat een verkoop vertraging oploopt of zelfs afspringt.

Daarnaast ontbreekt bij een inactieve VvE vaak een reservefonds. Zonder dat fonds zijn er geen middelen beschikbaar voor groot onderhoud, wat betekent dat eigenaren bij een onverwachte reparatie plotseling met hoge kosten worden geconfronteerd. Regelmatige vergaderingen, een actuele administratie en een gevuld reservefonds zijn geen luxe maar een noodzaak.

Onvoldoende reservering bij Verenigingen van Eigenaren

Een van de meest gemaakte fouten binnen Verenigingen van Eigenaren is het niet of onvoldoende opbouwen van een reservefonds. Sinds 2018 geldt een wettelijke minimumreservering, maar lang niet alle VvE’s voldoen hier in de praktijk aan. De gevolgen worden pas zichtbaar wanneer groot onderhoud onontkoombaar is. 

Een dak dat vervangen moet worden, een lift die het begeeft of een gevel die gerenoveerd moet worden, dit soort ingrepen kost al snel tienduizenden euro’s. Zonder voldoende reservering komen die kosten direct bij de eigenaren terecht, wat voor spanningen en financiële problemen kan zorgen. 

Een veelgemaakte fout is ook dat de reservering wel bestaat, maar niet is gebaseerd op een actueel meerjarenonderhoudsplan. Zonder zo’n plan is het onduidelijk welk onderhoud er op de lange termijn verwacht wordt en hoeveel geld daarvoor apart moet worden gezet. VT2000 helpt bij het opstellen en actueel houden van dat plan, zodat er geen onaangename verrassingen zijn.

Slechte besluitvorming tijdens vergaderingen van Verenigingen van Eigenaren

Vergaderingen binnen Verenigingen van Eigenaren verlopen niet altijd even soepel. Besluiten worden soms genomen zonder dat alle eigenaren aanwezig of vertegenwoordigd zijn, zonder dat de juiste meerderheid is bereikt of zonder dat de uitkomst correct wordt vastgelegd. Dat kan achteraf tot conflicten leiden.

De regels rondom besluitvorming binnen een VvE zijn vastgelegd in het splitsingsreglement en het modelreglement. Niet elke eigenaar kent die regels, waardoor er onbedoeld fouten worden gemaakt. Een besluit dat niet geldig is genomen, kan aangevochten worden, wat de samenwerking binnen de VvE verder onder druk zet. 

Een ander veelvoorkomend probleem is het ontbreken van goede notulen. Wanneer er niets wordt vastgelegd, weet niemand achteraf precies wat er besloten is en wie waarvoor verantwoordelijk is. Heldere notulen, een goed voorbereide agenda en kennis van de regels vormen de basis voor vergaderingen die daadwerkelijk iets opleveren.

Gebrekkige communicatie binnen Verenigingen van Eigenaren

Communicatie is een onderschat struikelblok binnen veel Verenigingen van Eigenaren. Eigenaren weten niet altijd wat er speelt, wie waarvoor verantwoordelijk is of hoe ze een klacht kunnen indienen. Dat leidt tot frustratie, misverstanden en soms openlijke conflicten.

Een veelgemaakte fout is dat er geen vast aanspreekpunt is. Bij zelfbeheer wisselt de rol van voorzitter of penningmeester regelmatig, waardoor continuïteit ontbreekt. Nieuwe eigenaren raken het overzicht kwijt en bestaande afspraken raken in de vergetelheid.

Structurele communicatie vraagt om duidelijke afspraken over hoe en wanneer eigenaren worden geïnformeerd. Denk aan periodieke updates over lopende werkzaamheden, tijdige uitnodigingen voor vergaderingen en een toegankelijke plek waar documenten worden bewaard. In Zoetermeer helpt VvE-beheer Zoetermeer Verenigingen van Eigenaren om die communicatiestructuur op orde te brengen en te houden.

Uitgesteld onderhoud binnen Verenigingen van Eigenaren

Uitgesteld onderhoud is een veelgemaakte fout die eigenaren pas opvalt als de schade al is opgelopen. Kleine gebreken worden genegeerd, reparaties worden uitgesteld omdat eigenaren het er niet over eens worden en preventieve inspecties worden overgeslagen omdat ze geld kosten. Op de lange termijn is dat kostbaarder dan tijdig ingrijpen.

Verenigingen van Eigenaren die geen meerjarenonderhoudsplan hebben, lopen het grootste risico. Zonder planning ontbreekt het overzicht over welke onderdelen van het gebouw wanneer aandacht nodig hebben. Dat betekent dat onderhoud reactief in plaats van proactief plaatsvindt, met hogere kosten en meer overlast als gevolg. 

Een professionele beheerder zorgt voor een actueel onderhoudsplan, plant periodieke inspecties en schakelt vakmensen in voordat kleine problemen grote worden.

Veelgestelde vragen over fouten binnen Verenigingen van Eigenaren

Wat gebeurt er als een VvE niet actief is?

Een inactieve VvE voldoet niet aan haar wettelijke verplichtingen, wat problemen kan veroorzaken bij woningverkoop, hypotheekverstrekking en groot onderhoud. Hypotheekverstrekkers en kopers controleren tegenwoordig standaard of een VvE actief is. Een inactieve VvE kan worden gesommeerd om haar verplichtingen alsnog na te komen, wat tijd en kosten met zich meebrengt.

Hoe hoog moet het reservefonds van een VvE zijn?

De wettelijke minimumreservering bedraagt 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw per jaar. In de praktijk is het verstandig om een meerjarenonderhoudsplan te laten opstellen, zodat de reservering is gebaseerd op de daadwerkelijk te verwachten onderhoudskosten. Dat voorkomt dat het fonds tekortschiet op het moment dat groot onderhoud noodzakelijk is.

Kan een besluit van de VvE-vergadering worden teruggedraaid?

Een ongeldig genomen besluit kan in principe worden aangevochten bij de kantonrechter. Dit is mogelijk wanneer het besluit niet voldoet aan de vereiste meerderheid, niet correct is vastgelegd of in strijd is met het splitsingsreglement. Het is daarom belangrijk om vergaderingen goed voor te bereiden en besluiten altijd schriftelijk vast te leggen.

Wie is verantwoordelijk voor het onderhoud van gemeenschappelijke ruimtes?

Het onderhoud van gemeenschappelijke ruimtes valt onder de verantwoordelijkheid van de VvE als geheel. Alle eigenaren dragen via de servicekosten bij aan het beheer en onderhoud van deze ruimtes. De VvE of haar beheerder is verantwoordelijk voor het plannen en uitvoeren van dat onderhoud, niet de individuele eigenaar.